Коммерческие и другие организации часто собирают информацию о своих сотрудниках, после чего ее группируют. Ведение личных дел уволенных сотрудников зачастую создает трудности по причине отсутствия каких-либо стандартов. Стоит учитывать, что только на государственных служащих в обязательном порядке должны заводиться папки для подшивания документов.
Особенности рассматриваемого вопроса
Несмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается.
Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку. Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы. Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:
- Должности, для которых собирается конфиденциальная информация.
- Рекомендации по составу.
- Порядок формирования.
- Режим и срок хранения.
- Кто и как может получить доступ к документам.
Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.
Состав личного дела
Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника. Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.
Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:
- Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.
- Составленная анкета при приеме на работу.
- Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
- Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
- Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
- Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
- Договор найма, подписанный двумя сторонами.
- Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
- Копия приказа о приеме на работу.
Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников. Она может существенно отличаться, зачастую представлена:
Должностными инструкциями.- Копии свидетельства о рождении ребенка или о браке, его прекращении. Кроме этого, могут подшиваться копии водительских прав и различных допусков для работы на спецтехнике.
- Договор или копия соглашения о материнской ответственности.
- Дополнительный документ, связанный с трудовым договором. В нем могут указываться различные дополнения к основному контракту.
- Результаты проводимых медицинских обследований.
- Копии приказов, связанных с поощрениями или переводами, повышением по должностной лестнице.
Аттестаты квалификации.- Копии документов, в которых подтверждается ограничение трудовых способностей или инвалидность.
- Некоторые должности предусматривают наличие доступа к закрытой информации предприятия. В этом случае подписывается соглашение о ее неразглашении, которое также подшивается в папку.
- Заявление и о предоставлении незапланированного отпуска, докладные и объяснительные подписки по конкретному делу, различные акты и уведомления.
- Копии документов, связанные с повышением квалификации.
В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия. Третья группа связана с прекращением действия договора найма. В нее включаются:
- Заявление сотрудника о прекращении трудовой деятельности на предприятии.
- Копия приказа об увольнении.
Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа. В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.
Формирование и ведение документов
В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:
Сбор и создание папки.- Внесение изменений.
- Добавление и изъятие информации.
- Заверение всех копий.
- Контроль состояния листков.
На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:
Название организации.- Индивидуальный номер.
- Структурное подразделение.
- Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
- Дата, с которой ведется дело.
- Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
- Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.
- Срок хранения папки.
После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:
- Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2. Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации.
- Анкета и резюме.
- Заявление, связанное с приемом на работу.
- Копия приказа о приеме на работу.
- Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами.
- Копии наиболее важных документов.
Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.
Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:
- Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
- Графа с порядковым номером.
- Индекс.
- Название типа бланка.
- Дата подшивания листка.
- Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.
Кроме этого, сотрудник отдела кадров составляет журнал учета в произвольной форме. Зачастую он представлен большой тетрадью, в которой указываются номер дела, даты их создания и закрытия, заголовки. Журнал подобного типа может изготавливаться самостоятельно.
Хранение официальных бумаг
Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.
Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:
Проводить обработку всех данных, подробно изучать их.- На получение доступа ко всей информации. При необходимости сотрудник может запросить копию любого документа, за исключением случаев из п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
- Для защиты информации назначать официальных представителей.
- Получать свободный доступ к медицинским документам, которые были внесены в дело.
- Требовать об извещении всех лиц о важной информации, которая была изменена.
- Требовать об удалении или изменении личной информации, если она была введена неправильно. Если был получен отказ, то в папку может быть подшит листок, в котором сотрудник указывает о несогласии с определенной информацией. Это заявление также включается в состав дела.
- Обжаловать в судебном порядке решение работодателя о разглашении личной информации сотрудника посторонним лицам. В этом случае можно потребовать возмещение нанесенного ущерба.
По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам. Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса.
Процедура закрытия
Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:
- Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
- В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.
- Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
- Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.
Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю. По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены.
После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.
Комментарии закрыты.