После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.
Потребность в архиве
Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.
Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений.
Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке. Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.
Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.
Правила использования информации
Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников.
Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.
Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.
Формирование личного дела
Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:
Анкета и резюме.- Личный листок отдела кадров.
- Характеристики на сотрудника.
- ИНН, страховое свидетельство.
- Трудовой договор.
- Приказы о переводе, отпусках и командировках.
Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.
Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения.
Систематизация хранения
По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:
Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.- Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
- На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
- В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
- Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.
Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.
Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.
Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:
Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.- Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
- Анкеты — не менее 12 месяцев.
- Выписки из отчётов — 75 лет.
- Списки работников — также 75 лет.
- Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
- Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
- Заявления на замещения сохраняют 3 года.
Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме. Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.
Комментарии закрыты.