Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Трудовая книжкаВ день увольнения работник должен получить трудовую книжку. Обычно её выдача осуществляется в кадровом отделе. Но законодатель предусматривает и другие варианты действий со стороны работодателя. В частности, можно отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте. Такая обязанность возникает у руководства в нескольких случаях.

Порядок действий руководства

Необходимость в возврате трудовой книжки по почте при увольнении сотрудника обусловлена невозможностью отдать её лично в руки. Например, гражданин отсутствовал на работе или отказался забирать документ.

При этом нельзя передавать книжку с курьером или другим способом, кроме почтового отправления. А также не допускается помещение трудовой в папку с личным делом, с последующей отправкой в архив.

Примеры других ситуаций, когда приходится делать возврат почтой:

  • Почта РоссииТрудовая хранится в головном офисе, а гражданин трудится в удалённом филиале.
  • Заявление об увольнении подано во время стажировки, длительной командировки или другой поездки, обусловленной выполнением рабочих функций.
  • Гражданин находится в отпуске, последний день которого будет являться днём увольнения.
  • Сотрудник болеет и физически не может явиться к нанимателю.

Помимо отправки трудовой книжки по почте, при увольнении штатного специалиста её может забрать доверенное лицо. Личный представитель должен предъявить доверенность, где предусмотрено право получить трудовую и расписаться. Доверительный документ должен быть заверен нотариусом.

Алгоритм возврата книжки

До того как отправить почтой трудовую книжку уволившемуся работнику, кадровик должен письменно уведомить уволившееся лицо о том, что нужно забрать документ. В ответ на это работник должен либо прийти в компанию и получить книжку, либо письменно в форме заявления выразить согласие на отправку почтой. Возможны и другие варианты, но в целом алгоритм остаётся таким же, разница только в форме подачи заявления. Способы, которыми работник может уведомить компанию о согласии на возврат книжки по почте:

  • Написание заявленияпросьба, вписанная отдельным текстом в заявление об уходе;
  • заявление на возврат почтовым отправлением, поданное на имя руководства после завершения взаиморасчётов;
  • телеграмма, при условии, что подлинность подписи отправителя заверена телеграфистом;
  • приложение к заявлению об уходе, составленное на отдельном бланке установленного образца.

Отправить почтой трудовую книжку уволенному работнику следует в течение 3 дней. Отсчёт ведётся со дня получения письменного обращения от гражданина.

Пример из практики: сотруднику ООО «Интерком» Ткаченко А. А. был предоставлен отпуск с последующим увольнением. После завершения отпуска гражданин выехал к новому месту работы, следовательно, не имел возможности явиться в отдел кадров по месту предыдущего трудоустройства. На имя руководителя ООО «Интерком» гражданином Ткаченко А. А. было отправлено заявление с просьбой переслать такие документы:

  • справку о размере заработной платы;
  • справку о взносах, уплаченных в ПФ;
  • справку о периоде трудовой деятельности в ООО «Интерком»;
  • копию приказа;
  • трудовую книжку.

Работодатель, получив это заявление, в установленный срок обязан отправить заказное письмо. К письму прилагается опись вложения, а само почтовое отправление пересылается с уведомлением о вручении, которое подтверждает факт доставки получателю. В таком случае будет считаться, что наниматель правильно отправил трудовую книжку по почте уволенному сотруднику.

Если отдать письмо адресату не представляется возможным, оно возвращается в компанию. В таком случае все документы, включая квитанцию об отправке письма, извещение о его возврате и письменный отказ сотрудника, хранятся в течение 2 лет у нанимателя, после чего помещаются в архив.

На случай непредвиденных ситуаций в компании остаётся копия трудовой. Основываясь на ней, можно будет восстановить документ, если тот потеряется при пересылке.

Типичные ошибки работодателей

УвольнениеКогда речь идёт об отправке трудовой, работодатели часто совершают 2 ошибки. Первая заключается в том, что документ пересылают в день увольнения, не дожидаясь заявления работника. Такие действия считаются нарушением трудового законодательства. Чтобы можно было отправлять документ на законных основаниях, ответственные лица должны заручиться согласием сотрудника.

Важно, что за задержку отправки книжки предусмотрена ответственность. Таким образом, если в день увольнения работник отказался получить документ, кадровик должен зафиксировать это документально. Сразу же необходимо инициировать отправку. Суть этой процедуры сводится к тому, что работнику направляют уведомление о необходимости дать согласие на отправку или лично явиться за книжкой.

Такие действия работодателя являются законными, и впоследствии уволенный сотрудник не будет вправе выдвигать претензии по поводу несвоевременной выдачи книжки.

Вторая типичная ошибка — отсылка книжки через почтовое отделение не сразу после получения согласия уволившегося лица, а спустя 4 дня или позже. Согласно закону, у нанимателя есть 3 рабочих (не календарных!) дня на то, чтобы выслать документацию. Ещё один период, в течение которого отсчитывается срок задержки, отсчитывается с даты денонсирования трудового договора до даты отправки уведомления о необходимости получить документ. Если в сумме длительность обоих периодов составляет 4 дня или более, возникает повод привлечь работодателя к ответственности.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 21
  1. Антон

    Перезвоните мне пожалуйста, 8 (953) 367-35-45 Антон.

  2. Антон

    Перезвоните мне пожалуйста, 8 (904) 606-17-42 Юра.

  3. Антон

    Перезвоните мне пожалуйста по номеру. 8 (953) 367-35-45 Антон

  4. http://tinyurl.com/quest-bars-cheap-8889

    Hi there, I desire to subscribe for this blog to take most recent updates, thus
    where can i do it please assist.

  5. tinyurl.com

    Very nice post. I just stumbled upon your blog and wished to say that I’ve really enjoyed browsing your blog posts.

    After all I will be subscribing to your feed and I hope you write again soon!

  6. coconut oil off

    No matter if some one searches for his required thing, thus he/she needs to be available that in detail, so that
    thing is maintained over here.

  7. quest bars cheap coupon twitter

    Saved as a favorite, I love your web site!

  8. ps4 games

    Pretty! This was a really wonderful post. Thanks for supplying these details.

  9. quest bars cheap

    Do you have a spam issue on this blog; I also am a blogger, and I was wondering your
    situation; many of us have created some nice procedures and we are looking to swap techniques with other folks, be sure to shoot me an e-mail if interested.

  10. ps4 games

    I was suggested this blog by my cousin. I’m not sure whether this post is written by him as nobody else know such detailed about my problem.
    You are wonderful! Thanks!

  11. coconut oil

    Hi, its good piece of writing on the topic of media print, we all know media is
    a fantastic source of data.

  12. coconut oil

    Excellent way of telling, and fastidious piece of writing
    to get information about my presentation subject matter,
    which i am going to deliver in institution of higher education.

  13. coconut oil

    I really like what you guys tend to be up too. Such clever work and reporting!
    Keep up the very good works guys I’ve added you guys to blogroll.

  14. coconut oil

    Hello colleagues, good article and good arguments commented here,
    I am really enjoying by these.

  15. match.com free trial

    This is a topic which is close to my heart… Cheers!

    Where are your contact details though?

  16. sling tv

    If you wish for to get a good deal from this article then you have to apply such strategies to your won web site.

  17. sling tv

    Very nice post. I just stumbled upon your blog and wished
    to mention that I have really enjoyed browsing your blog posts.
    In any case I’ll be subscribing in your rss feed and I am hoping you write again soon!

  18. sling tv

    Thank you, I’ve just been searching for info about this topic for
    ages and yours is the greatest I’ve came upon so far.

    But, what concerning the bottom line? Are you certain concerning the
    supply?

  19. sling tv

    Hi I am so happy I found your blog page, I
    really found you by accident, while I was researching on Digg for something
    else, Anyways I am here now and would just like to say cheers for
    a fantastic post and a all round thrilling blog (I also love the theme/design), I don’t have time
    to read through it all at the minute but I have bookmarked it and also included your RSS feeds, so when I have time I will be
    back to read a lot more, Please do keep up the superb jo.

  20. sling tv best package 2020

    Hi there, yes this paragraph is actually nice and I
    have learned lot of things from it about blogging.
    thanks.

  21. sling tv

    Keep on writing, great job!

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: