Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления

Особенности рассматриваемого вопросаКоммерческие и другие организации часто собирают информацию о своих сотрудниках, после чего ее группируют. Ведение личных дел уволенных сотрудников зачастую создает трудности по причине отсутствия каких-либо стандартов. Стоит учитывать, что только на государственных служащих в обязательном порядке должны заводиться папки для подшивания документов.

Особенности рассматриваемого вопроса

Состав личного делаНесмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается.

Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку. Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы. Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:

  1. Должности, для которых собирается конфиденциальная информация.
  2. Рекомендации по составу.
  3. Порядок формирования.
  4. Режим и срок хранения.
  5. Кто и как может получить доступ к документам.

Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.

Состав личного дела

Формирование и ведение документовЛичные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника. Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.

Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:

  1. Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.
  2. Составленная анкета при приеме на работу.
  3. Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
  4. Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
  5. Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
  6. Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
  7. Договор найма, подписанный двумя сторонами.
  8. Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
  9. Копия приказа о приеме на работу.

Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников. Она может существенно отличаться, зачастую представлена:

  1. Хранение официальных бумагДолжностными инструкциями.
  2. Копии свидетельства о рождении ребенка или о браке, его прекращении. Кроме этого, могут подшиваться копии водительских прав и различных допусков для работы на спецтехнике.
  3. Договор или копия соглашения о материнской ответственности.
  4. Дополнительный документ, связанный с трудовым договором. В нем могут указываться различные дополнения к основному контракту.
  5. Результаты проводимых медицинских обследований.
  6. Копии приказов, связанных с поощрениями или переводами, повышением по должностной лестнице.
  7. Процедура закрытияАттестаты квалификации.
  8. Копии документов, в которых подтверждается ограничение трудовых способностей или инвалидность.
  9. Некоторые должности предусматривают наличие доступа к закрытой информации предприятия. В этом случае подписывается соглашение о ее неразглашении, которое также подшивается в папку.
  10. Заявление и о предоставлении незапланированного отпуска, докладные и объяснительные подписки по конкретному делу, различные акты и уведомления.
  11. Копии документов, связанные с повышением квалификации.

В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия. Третья группа связана с прекращением действия договора найма. В нее включаются:

  1. Заявление сотрудника о прекращении трудовой деятельности на предприятии.
  2. Копия приказа об увольнении.

Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа. В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.

Формирование и ведение документов

В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:

  1. Личные дела уволенных сотрудниковСбор и создание папки.
  2. Внесение изменений.
  3. Добавление и изъятие информации.
  4. Заверение всех копий.
  5. Контроль состояния листков.

На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:

  1. Последовательность документов в личном деле уволенного работникаНазвание организации.
  2. Индивидуальный номер.
  3. Структурное подразделение.
  4. Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
  5. Дата, с которой ведется дело.
  6. Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
  7. Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.
  8. Срок хранения папки.

После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:

  1. Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2. Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации.
  2. Анкета и резюме.
  3. Заявление, связанное с приемом на работу.
  4. Копия приказа о приеме на работу.
  5. Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами.
  6. Копии наиболее важных документов.

Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.

Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:

  1. Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
  2. Графа с порядковым номером.
  3. Индекс.
  4. Название типа бланка.
  5. Дата подшивания листка.
  6. Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.

Кроме этого, сотрудник отдела кадров составляет журнал учета в произвольной форме. Зачастую он представлен большой тетрадью, в которой указываются номер дела, даты их создания и закрытия, заголовки. Журнал подобного типа может изготавливаться самостоятельно.

Хранение официальных бумаг

Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.

Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:

  1. Как закрыть личное дело при увольненииПроводить обработку всех данных, подробно изучать их.
  2. На получение доступа ко всей информации. При необходимости сотрудник может запросить копию любого документа, за исключением случаев из п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
  3. Для защиты информации назначать официальных представителей.
  4. Получать свободный доступ к медицинским документам, которые были внесены в дело.
  5. Требовать об извещении всех лиц о важной информации, которая была изменена.
  6. Требовать об удалении или изменении личной информации, если она была введена неправильно. Если был получен отказ, то в папку может быть подшит листок, в котором сотрудник указывает о несогласии с определенной информацией. Это заявление также включается в состав дела.
  7. Обжаловать в судебном порядке решение работодателя о разглашении личной информации сотрудника посторонним лицам. В этом случае можно потребовать возмещение нанесенного ущерба.

По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам. Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса.

Процедура закрытия

Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:

  1. Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
  2. В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.
  3. Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
  4. Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.

Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю. По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены.

После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 26
  1. Антон

    Перезвоните мне пожалуйста по номеру 8(953)367-35-45 Вячеслав.

  2. Антон

    Перезвоните мне пожалуйста по номеру 8(953)345-23-45 Вячеслав.

  3. Douglaskanna

    Ради предприятий КФКИ предлагает свою продукцию:

    — Лотоки сделаны из пяти слойного гидрофобного водоотталкивающего картона со специальной пропиткой, представляет собой открытую картонную коробку. В конструкции этих лотков предусмотрены удобные прорубленные ручки.

    — Гофроящики изготавливают из трёхслойного гофрокартона толщиной до 3,5 мм, обладают хорошими прочностными и амортизационными свойствами. Различается сообразно качеству (бурый, невежда). Изготавливаются гофроящики: для печенья, воды, мармелада и т.д.

    — Упаковка перед пищевую продукцию: под торт: «Сердечко» и др. перед 4 кг, ради пиццы разных объемов с офсетной печатью.

    — Папки для бумаг, скоросшиватели, обложки «Труд», сторонки папок, изготавливают из картона хром – эрзац «Ладога» , толщиной перед 0,6 мм.

    — Архивная папка.

    г Краснодар ул. Леваневского 169 т.(861) 255-41-21 , (861)255-42-20 E-mail:candle2004.1@rambler.ru сайт http://23kfki.ru

  4. ayurvedu

    I really enjoy the blog.Thanks Again. Keep writing.

  5. http://tinyurl.com/

    When someone writes an piece of writing he/she keeps the thought of
    a user in his/her mind that how a user can be aware of it.
    Thus that’s why this article is outstdanding. Thanks!

  6. tinyurl.com

    You actually make it seem so easy with your presentation but I find this topic to be really something which I think I would never
    understand. It seems too complicated and very broad
    for me. I am looking forward for your next post, I will try to get the hang of
    it!

  7. that coconut oil

    Hey there would you mind sharing which blog platform you’re using?
    I’m looking to start my own blog soon but I’m having a tough time selecting between BlogEngine/Wordpress/B2evolution and Drupal.

    The reason I ask is because your design and
    style seems different then most blogs and I’m looking
    for something unique. P.S Apologies for getting off-topic but
    I had to ask!

  8. quest bars cheap coupon twitter

    I’m truly enjoying the design and layout of your blog.
    It’s a very easy on the eyes which makes it much more pleasant for me
    to come here and visit more often. Did you hire out
    a developer to create your theme? Superb work!

  9. ps4 games

    Because the admin of this web site is working, no question very soon it will
    be famous, due to its feature contents.

  10. quest bars cheap

    Yes! Finally someone writes about quest bars cheap.

  11. quest bars cheap

    you are really a just right webmaster. The site loading velocity is incredible.
    It sort of feels that you’re doing any distinctive trick.
    Also, The contents are masterpiece. you’ve performed a great activity in this subject!

  12. quest bars cheap

    Attractive section of content. I just stumbled upon your web site and in accession capital to assert that I get in fact enjoyed
    account your blog posts. Anyway I’ll be subscribing to your augment and even I achievement you access consistently rapidly.

  13. ps4 games

    Asking questions are in fact fastidious thing if you are not
    understanding anything entirely, except this article offers pleasant understanding yet.

  14. coconut oil

    Very great post. I simply stumbled upon your weblog and wished to mention that I have truly loved browsing your blog posts.
    After all I’ll be subscribing to your feed and I’m hoping you write once more very soon!

  15. coconut oil

    Hi every one, here every person is sharing these kinds of experience, so it’s
    good to read this website, and I used to visit this webpage
    every day.

  16. how to get help in windows 10

    WOW just what I was looking for. Came here by searching for how to get
    help in windows 10

  17. match.com free trial

    Wow, this paragraph is nice, my younger sister is analyzing these kinds of
    things, so I am going to inform her.

  18. match.com free trial

    I for all time emailed this blog post page to all my associates,
    for the reason that if like to read it afterward my links will
    too.

  19. sling tv asksylphoflight.tumblr.com

    Undeniably believe that which you stated. Your
    favorite reason seemed to be on the internet the easiest thing to be aware of.
    I say to you, I definitely get annoyed while people think about worries that they just don’t know
    about. You managed to hit the nail upon the top and also defined out the whole thing without having side-effects ,
    people could take a signal. Will likely be back to get more.

    Thanks

  20. sling tv

    Today, I went to the beach with my children. I found a sea shell and gave
    it to my 4 year old daughter and said «You can hear the ocean if you put this to your ear.» She placed the shell to her ear and screamed.
    There was a hermit crab inside and it pinched her ear.
    She never wants to go back! LoL I know this is totally off topic but I had to tell someone!

  21. sling tv

    Thanks for sharing your info. I really appreciate
    your efforts and I will be waiting for your further post thank you
    once again.

  22. Sean

    It’s great that you are getting thoughts from this post as well
    as from our discussion made at this place.

  23. sling tv

    Hmm it appears like your site ate my first comment (it was super long)
    so I guess I’ll just sum it up what I wrote and say, I’m
    thoroughly enjoying your blog. I too am an aspiring blog writer but I’m still new to everything.
    Do you have any tips and hints for first-time blog writers?
    I’d definitely appreciate it.

  24. sling tv

    Hey There. I found your blog using msn. That is an extremely well written article.
    I’ll be sure to bookmark it and return to
    learn more of your useful info. Thanks for the post.

    I will definitely comeback.

  25. Elaine

    Pretty! This has been a really wonderful post. Thank you
    for supplying this info.

  26. Kelvin

    Hello, of course this post is genuinely nice
    and I have learned lot of things from it regarding blogging.
    thanks.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: