Запись в трудовой книжке об увольнении по сокращению штата в 2017 году

Сокращение штата на предприятии может быть инициировано в целях оптимизации количества персонала, при реорганизации или ликвидации. Эта процедура имеет много тонкостей начиная с принятия решения и заканчивая внесением записей об увольнении по сокращению штата в трудовой книжке. В 2017 году в судах рассматривалось большое количество дел, связанных с нарушениями и ошибками, которые допустили руководители компаний при увольнении персонала.

Описание процедуры

Возможность уволить работников при необходимости уменьшить штат или ликвидировать предприятие предусмотрена ст. 81 Трудового Кодекса РФ. Для старта процедуры сокращения руководству компании необходимо выпустить приказ о создании комиссии, которая будет заниматься составлением списка увольняемых сотрудников.

Приоритетное право оставления на рабочем месте имеют следующие сотрудники:

• сотрудники, которые содержат (имеют на иждивении) не менее двух нетрудоспособных родственников или опекаемых;
• работники, которые во время исполнения своих профессиональных обязанностей получили травму;
• сотрудники-родители детей до 3 лет или несовершеннолетних детей-инвалидов;
• беременные женщины, а также многодетные матери, чей супруг не имеет работы в настоящий момент времени;
• ветераны военных действий;
• высококвалифицированные сотрудники.

Те, кто не относится ни к одной из указанных категорий, могут оказаться в списке увольняемых. Комиссия обязана подготовить и заранее (за два месяца до дня сокращения) направить каждому из таких сотрудников уведомление о предстоящем расторжении трудового контракта. Форма уведомления не установлена ТК РФ, а значит, каждое предприятие может использовать произвольный вариант документа. Некоторые включают в уведомление предложение о переходе на другую должность (если есть такая возможность).

Работник может согласиться на новую должность или отказаться от нее. Факт вручения документа и ответ на предложение фиксируется и заверяется подписью работника на одном экземпляре уведомления, который возвращается в отдел кадров предприятия. Второй экземпляр остается у адресата, то есть у работника.

Если новое предложение не устроило сотрудника, руководство издает приказ об увольнении по сокращению штата по статье ТК РФ. Запись в трудовой должна содержать ссылку на эту статью.

Руководство обязано извещать не только персонал, но и службу занятости и профсоюз, если он есть. Особенно если речь о массовом сокращении численности или штата работников.

Запись в трудовой книжке

Последний рабочий день сотрудника в компании считается днем увольнения. В этот день сотруднику выплачивается полный расчет и выдается трудовая книжка с записью об увольнении по сокращению штата.

Образец записи приведен на изображении:

Книжка должна содержать максимально полную информацию о причине, дате и основании расторжения договора с сотрудником. Данные включают в себя следующих параметры:

• порядковый номер записи (если предыдущая была «третьей», то новая будет «четвертой») вписывают в графу № 1;
• графа № 2 содержит дату увольнения;
• в графе № 3 описывается причина расторжения контракта, дается ссылка на статью Трудового Кодекса;
• в последней графе указывается документ, в связи с которым произведено увольнение, — реквизиты приказа, например «Приказ № 122 от 01.06.2017».

Информацию заверяют печатью организации и подписью руководителя. В момент выдачи увольняемый также ставит свою подпись, тем самым подтверждая ознакомление с внесенной информацией.

Технические требования к заполнению

Малейшая ошибка может стать причиной признания увольнения незаконным. Помарки, зачеркивания, орфографические ошибки недопустимы. Есть и другие требования:

• Запись любых чисел осуществляется в виде арабских цифр.
• Дата должна иметь цифровой формат: ДД. ММ. ГГГГ, указывать месяц в словесной форме запрещено.
• Слово «год» не указывается ни в полном, ни в сокращенном виде, то есть запись вида «01.06.2017г.» ошибочна.
• Основание увольнения может быть описано аналогично формулировкам ТК РФ и содержать ссылку на статью и ее конкретный пункт или абзац.
• Использовать любые сокращения нельзя, слова «пункт», «статья» должны быть написаны полностью.
• Запись может начинаться на одной странице и заканчиваться на следующей.
• Для внесения записи можно использовать ручку со стойкими чернилами, которые не расплываются при намокании бумаги и не выцветают под воздействием солнечных лучей.
• Разрешенный цвет чернил — синий, черный, фиолетовый, прочие цвета запрещены.
• Неправильную запись можно признать ошибочно внесенной, но нельзя зачеркивать, замазывать корректором или заклеивать.

Подпись работодателя

По закону ответственность за ведение книжек и других трудовых документов лежит на работодателе. В случае с ИП подпись должен поставить сам предприниматель. Но если в качестве работодателя выступает юридическое лицо, ответственным назначают руководителя предприятия. Это может быть директор, управляющий, президент и так далее.

Но так бывает только в небольших компаниях. В крупных фирмах руководитель издает приказ, согласно которому ответственным за кадровые документы становится другой сотрудник, тем самым делегируя ему свои обязанности в этой части. Этот сотрудник в дальнейшем не только отвечает за заполнение всех документов, но и имеет право заверять трудовые книжки.

При отсутствии такого приказа ставить подпись может только руководитель.

Сама подпись может иметь следующий вид:

• если заверяет руководитель — «Директор <подпись> Главный Г. Д.»;
• если заверяет уполномоченный сотрудник — «Бухгалтер <подпись> Денежкина А. А.»;
• если заверяет предприниматель — «Индивидуальный предприниматель Делов И. И. <подпись>».

Пункт о запрете на сокращение будет действовать и в отношении подписи. Нельзя использовать укороченный формат для записи должности (например, «Ген. директор» или «Гл. бухгалтер»), а также укорачивать словосочетание «индивидуальный предприниматель» до аббревиатуры «ИП».

Ознакомление сотрудника

Подпись сотрудника под записью об увольнении подтверждает факт его ознакомления с внесением информации в трудовую книжку. Поэтому многие кадровые работники требуют, чтобы работник так и писал: «С записями ознакомлен <подпись сотрудника> Трудягин». Это наиболее распространенная форма подписи.

Специалисты усматривают в таком оформлении много недостатков:

• подпись не всегда внешне похожа на фамилию, а отсутствие инициалов не дает точно идентифицировать автора подписи;
• фраза «с записями ознакомлен» — это плод фантазии тружеников кадрового отдела, не имеющий причин для появления на свет.

Ни один нормативный акт не содержит требования о подобном оформлении подписи.

Еще один ставший популярным формат заверения записей — это размещение подписи увольняемого и представителя работодателя в одной строке, например, «Бухгалтер <подпись> Денежкина А. А. <подпись сотрудника>». Отсутствие расшифровки подписи сотрудника объясняется тем, что такие данные содержатся на титульном листе книжки.

Но как только речь заходит об увольнении женщины, вышедшей замуж, с записью подобного формата появляются проблемы. Женщины берут фамилию мужа и меняют подпись. Установление авторства путем сличения подписей в этом случае будет невозможным.

Поэтому все больше специалистов кадрового делопроизводства отдают предпочтение форме заверения записей, при которой двусмысленность трактовки не допускается:

• подпись ответственного за кадровое делопроизводство — «Бухгалтер <подпись> Денежкина А. А.»;
• подпись увольняемого сотрудника «Кладовщик <подпись сотрудника> Трудягин В. П.».

Подписи при этом размещаются одна под другой.

Заверение печатью

В 2008 году Минтруда РФ выпустило ряд изменений, в результате которых заверение записей в трудовой книжке о сокращении, увольнении и других сменах статуса персонала стало возможным только печатью организации. Наличие оттиска печати кадровой службы не является подтверждением правомерности записи и считается нарушением.

К самому оттиску тоже предъявляется ряд требований:

• оттиск печати должен быть четким;
• допустимо пересечение оттиска и должности увольняемого;
• запрещено закрытие печатью реквизитов приказа и личных подписей;
• наличие оттиска не должно мешать прочтению записи.

Сам оттиск может быть расположен как угодно, в том числе в перевернутом виде. Это не будет считаться нарушением.

Ошибки в кадровых документах

Если при внесении записи была допущена ошибка, работодатель или его представитель должен самостоятельно исправить её. Зачеркивания и маскирования корректором не допускаются. Ошибочную запись можно признать недействительной. Порядок действий следующий:

• указывается следующий порядковый номер для новой записи;
• графа № 2 указывается дата внесения записи;
• в графе № 3 необходимо вписать текст «Запись №… недействительна». После точки вносится верная запись;
• в следующей графе указываются реквизиты приказа.

Образец исправления ошибочной записи приведен на фото:

Любые другие попытки исправить неточность приведут к недействительности трудовой книжки. При таком развитии событий работодатель обязан оформить дубликат документа:

1. используется новый бланк, в который переносятся все действительные записи, в том числе о прошлых местах работы;
2. на первой странице бланка ставится штамп или рукописная пометка «Дубликат»;
3. на титуле недействительной книжки указывается «Выдан дубликат серии… №…».

Если запись исправлена в соответствии с установленными правилами, за сотрудником все равно сохраняется право подать заявление и получить дубликат трудовой книжки. Если работодатель отказывает ему в этом, работник может самостоятельно восстановить документ. Этот процесс нередко требует финансовых затрат, которые работодатель ему обязан будет возместить.