Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

При уходе с текущего места работы сотрудник должен учитывать несколько особенностей процесса увольнения. Если на нём лежит материальная ответственность за имущество компании или предприятия, которое он использовал, придётся проходить несколько процедур. Одна из них — составление акта передачи дел при увольнении, образец которого имеет стандартный вид. Другая — прохождение обходного листа, которое осуществляется проще.

Для чего инициируется процесс

Передача дел при увольнении сотрудника осуществляется только тогда, когда он занимал такую должность, которая имела несколько особенностей, например, руководил чем-то или был связан с оборотной ведомостью. Технологически тяжёлые условия, например, управление автоматизированной линией производства, тоже иногда накладывают соответствующие обязательства на уходящего специалиста.

Причины, по которым дела нужно передавать на официальном уровне, таковы:

• Вовлечение нового сотрудника без потери скорости производственного или рабочего процесса.
• Определение границ ответственности и компетенции пришедшего человека.
• Проверка деятельности и управления ресурсами уходящего.

Лица, занимавшие должности, подразумевающие ответственность за материальные блага, должны дополнительно проверяться специальной независимой комиссией.

Например, при уходе главного бухгалтера она будет состоять из его непосредственного начальника — директора учреждения и нескольких независимых коллег. Если во время работы этого собрания будут выявлены факты несоответствия отчётных документов, уходящий специалист может быть привлечён к уголовной ответственности.

Сотрудники, занимавшие должности, связанные с управлением складом, должны перед увольнением отчитаться перед бухгалтерией и лично главным бухгалтером. Он проверяет соответствие приходно-расходных ведомостей и принимает окончательное решение по конкретному случаю. В случае обнаружения каких-то несоответствий или нанесённого ущерба, увольняющийся сотрудник должен будет всё устранить и возместить перед непосредственным уходом.

Последовательность передачи

Чтобы инициировать начало процедуры, начальник или директор должен составить приказ. Этот документ должен быть основанием для проведения проверки. В нём должны быть указаны:

• Причины запуска процесса.
• Состав будущей комиссии по оценке.
• Сроки выполнения.
• Сотрудник, ответственный за проведение.

В комиссию могут быть включены инженерный и экономический персонал. Если подходящих кандидатур на самом предприятии не нашлось, руководство вправе нанять стороннего аудитора, который будет уполномочен на соответствующие действия.

Стадии таковы:

• Составление увольняющимся заявления об увольнении. Оно должно быть оформлено по всем правилам и подписано непосредственным руководством и начальником отдела кадров.
• Прохождение инвентаризации — сверка фактических и указанных в акте данных о материально-технических ценностях.
• Проверка сопутствующей документации.
• Передача обязанностей новому сотруднику и введение его в курс дел.
• Закрытие оформленного акта приёма-передачи документов при увольнении сотрудника подписями участников.

Если претензий к увольняющемуся нет и он полностью рассчитался с организацией, следующий этап — выдача ему всех документов.

Кроме того, если по законодательству полагается денежная компенсация по той статье, которая записана в трудовой книжке как причина увольнения, она должна быть выплачена в кратчайший срок.

Правила составления документа

Единого образца акта приёма-передачи при увольнении директора или обычного работника нет. Каждое предприятие самостоятельно определяет его форму, но несмотря на это, присутствует довольно строгий перечень тех пунктов, которые должны быть в нём обязательно по плану. Например:

• Полное наименование компании или учреждения.
• Данные о регистрации.
• Дата составления.
• Список приложений, дополняющих существующий документ.

Подписи и их расшифровки должны поставить все участники комиссии и уходящий из организации сотрудник. Человеку, который приходит ему на замену, необязательно расписываться, если этого не требуют внутренние правила конкретной компании.

Приложениями к акту выступают те документы, которые подтверждают успешное прохождение проверки. Их перечень можно оформлять как в виде списка, так и таблицей, где в одной графе будет наименование, а в другой — количество папок, которое этот пункт занимает.

Сюда можно включать информацию о предоставленных за время работы старого сотрудника услугах, финансовую отчётность, накладные, ожидающие оформления или проводки, и так далее. Ниже, если это требуется, нужно указать на ошибки и недочёты во время проведения проверки. Там же должны быть указаны рекомендации по исправлению.

Особенности увольнения директора

Законы, регулирующие работу частных фирм и других негосударственных организаций, не требуют от бывших руководителей оформлять документально передачу дел новому лицу. Несмотря на это, директор является одним из главных материально ответственных людей. В его компетенцию входит решение вопросов по бухгалтерскому учёту и материально-хозяйственной деятельности фирмы. Это значит, что отчитаться за проведённую работу перед владельцем вверенной ему структуры он обязан в виде конкретных документов.

В 2001 году приказ Министерства финансов чётко регламентировал, что смена лиц, ответственных за материальное обеспечение, должна сопровождаться инвентаризацией. Поэтому порядок передачи дел при увольнении руководителя будет таким:

1. Составляется нотариально заверенный документ, в котором заявляется смена лица, занимающего должность с правом подписи.
2. Оформляется один документ из перечисленных, в зависимости от внутреннего устава предприятия: приказ об увольнении, протокол собрания общества держателей акций или решение владельца.
3. Создаётся комиссия, обязующаяся выполнить инвентаризацию и сам процесс приёма-передачи всех документов, которые предоставляет уходящий с должности руководитель.
4. Назначается лицо, замещающее вакантную должность. Если такового ещё нет, вместо него будет исполняющий обязанности руководителя.

Как и в случае с рядовым сотрудником, общей формы, по которой необходимо оформлять документ, нет. При его составлении руководствуются принципами, описанными в предыдущем пункте. Сам документ должен состоять из трёх частей:

1. Вводная. Здесь нужно указать время, место составления и полное название фирмы. Сюда же включаются паспортные данные и должности всех членов комиссии.
2. Описательная. Состоит из перечня всех документов, которые были проверены и одобрены для передачи. Отдельно указывается количество листов, которые содержатся в каждом из них.
3. Заключительная. Все выявленные претензии к уходящему руководителю записываются здесь. Если была выявлена фактическая недостача материальных средств или необходимых документов, их перечень полностью вносится сюда.

Завершается акт подписями и расшифровками всех участников. Принимающий дела человек тоже должен расписаться. Обязательно проставляется печать организации.

Обязательные уведомления о смене руководства

Если со своей должности уволились главный бухгалтер, руководитель с правом подписи или директор предприятия, в трёхдневный срок должны быть оповещены некоторые структуры. В первую очередь, это:

• Федеральная налоговая служба.
• Банк, через который проходят все финансовые операции.

Налоговая вносит изменения в Единый государственный реестр юридических лиц. После этого новому руководителю или временно назначенному лицу направляется выписка из реестра о том, что правки были внесены.

В банк же уполномоченный сотрудник должен передать эту выписку и протокол о назначении нового руководителя. В некоторых случаях, например, при обязательном оформлении именной банковской карты, новый директор должен подать свои паспортные данные.

Уведомление других организаций, например, фондов или служб не подразумевает сбора специальных документов. Допускается ставить их в известность путём email-рассылки.