Кадровый учёт: как уволить сотрудника в 1С 8 Бухгалтерия

Специалисты при работе с бухгалтерским программным обеспечением сталкиваются с проблемами в процессе создания новых документов, например, как уволить сотрудника в «1С 8 Бухгалтерия». Это происходит из-за того, что базовая версия программы не предполагает полной автоматизации расчётов, многие операции приходится вводить вручную. Большие функциональные возможности представлены в конфигурации «Зарплата и управление персоналом».

Настройка системы

Настройка необходимых параметров программы должна обязательно проводиться перед началом работы с документами по кадрам. Это поможет избежать ошибок в приказах и позволит корректно отражать изменения в отчётах. Алгоритм действий для базовой версии 1С 8.3 следующий:

• в меню следует выбрать вкладку «Зарплата и кадры», в открывшемся окне — раздел «Настройки»;
• отметить пункт, в котором указано, что учёт ведётся в этой программе;
• чтобы в работе использовались всё кадровые документы, нужно установить отметку на позиции «Полный».

Конечно, при желании можно воспользоваться упрощённым вариантом, тогда в настройках следует выбрать соответствующий пункт. В таком случае использование кадровых документов не предусматривается. В карточке сотрудника будут отображаться два поля: дата приёма и увольнения. Необходимо заполнить соответствующее окошко и сохранить изменения.

Чтобы работник, который был уволен, не появлялся в актуальном перечне сотрудников, нужно включить флажок в пункте «Не отображать в списках».

Порядок увольнения

Ведение полного кадрового учёта позволяет работать с документами и частично автоматизировать процесс. Для этого в разделе «Зарплата и кадры» следует выбрать вкладку «Увольнения». Система предложит создать новый документ, нужно согласиться с ней. Во вновь открытом окне видно, что в поле «Организация» по умолчанию указывается та компания, которая была установлена при настройках программы. Если в базе есть ещё организации, то нужно выбрать ту, сотрудника которой нужно увольнять. В форму следует внести:

• дату приказа;
• нужного работника (выбрать из выпадающего списка);
• число, которым будет уволен человек;
• статью Трудового кодекса как основание для увольнения;
• основание — заявление сотрудника, медзаключение и другое (эта запись появится в печатной форме);
• сведения о том, требуется ли продолжать стандартные вычеты, если да, то необходимо отметить соответствующий флажок;
• в поле «Руководитель», «Бухгалтер» и «Должность» — соответствующие значения (выбрать из справочника).

Сохранить документ без проведения, для этого нажать на кнопку «Записать». Далее следует еще раз все проверить, если информация, которая была внесена, правильная, нажать на вкладку «Провести». Из этой же формы распечатать приказ. Это можно сделать, выбрав нужную строку из выпадающего списка, на кнопке «Печать». Программа позволяет сохранить подготовленную форму Т-8 в удобном формате. На основании созданного документа в этом же окне можно сформировать 2-НДФЛ для сотрудника.

Особенности расчетов

Увольнение сотрудника — дело хлопотное для бухгалтера и кадровика. Следует отметить, что почти все начисления в базовой версии «1С 8.3 Бухгалтерия» рассчитываются и вносятся вручную. Для того чтобы расчёт был корректным, необходимо проверить текущие настройки программы. Должны быть выбраны:

• ведение кадрового и зарплатного учёта в программе;
• в системе учитываются больничные и исполнительные листы, время отпуска работников;
• установлен флажок на вкладке, которая позволяет автоматически пересчитывать начисления.

Некоторые предопределённые виды начислений, например, компенсация за отпуск, который сотрудник не использовал, а также выходное пособие доступны в системе.

Компенсация отпуска

Прежде всего следует отметить, что такой вид выплаты, с точки зрения налогообложения, является доходом физлица. С начала 2018 года к такому начислению применяется новый код — 2013. Во вкладке «Расчёт зарплаты» нужно выбрать пункт «Начисления». В нём открыть вид — компенсация отпуска при увольнении, заполнить следующее:

• код дохода;
• в категории установить — прочие доходы от трудовой деятельности.

Такой расчёт при увольнении в «1С Бухгалтерия» (базовая) вводится вручную. Это значит, что сумму выплат нужно рассчитать отдельно. Затем зайти в раздел «Все начисления» и создать новый документ. В таблицу добавить нужного сотрудника, выделить его, перейти по кнопке «Начислить». Из выпадающего списка выбрать: компенсация отпуска при увольнении. Появится новое окно, туда следует внести сумму, которая была ранее рассчитана.

На этом этапе программа проведёт автоматический расчёт отчислений, таких как НДФЛ и взносы. Следует помнить, что налог на доход физических лиц начисляется и с компенсации за отпуск.

Сохранить и провести документ. Проверить правильность действий, кликнуть на кнопку «Движение документов». Далее можно оформлять выплату.

Выходное пособие

Такая выплата производится в ситуации, когда организация сокращает штат работников. Исключением, когда компенсация не выплачивается, является расторжение трудовых отношений по вине сотрудника. Налоговая и этому виду дохода присвоила отдельный код — 2014.

Следует открыть вкладку «Начисления» и создать новый документ. В наименовании указать — выходное пособие при увольнении. Далее указать код. Следует помнить, что при этом виде дохода НДФЛ не начисляется. Страховые взносы учитываются согласно способу учёта дохода работника.

Расчёт сумм выходного пособия производится вручную. Как только сумма определилась, нужно открыть вкладку «Все начисления» и создать документ. Выбрать нужного сотрудника и выделить его. Вид начисления — выходное пособие при увольнении. Далее внести сумму, которая полагается к выплате, в предложенное программой поле. Результат работы можно посмотреть в проводках. Оформить выплату и сформировать пакет документов поможет кнопка «Выплатить».

В расчёте выходного пособия есть масса нюансов, которые подробно описаны в Трудовом кодексе РФ. А также варианты и объём этих выплат могут устанавливаться коллективным или трудовым договором.