В случае если сотрудник решил увольняться, не использовав положенный ему по закону отпуск и не желая уходить на отдых непосредственно перед процедурой расчета, предприятие обязано компенсировать это отдельной выплатой. Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, необходимо учитывать многие факторы, хотя существует определенный алгоритм, который поможет работникам бухгалтерии справиться с поставленной задачей.
Виды и правила расчета
Существует как минимум два точных способа, как посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении с учетом всех тонкостей и нюансов, предусмотренных Трудовым Кодексом РФ (2017−2018 год). На каждом предприятии такие вычисления ведутся в индивидуальном порядке, и в настоящее время размер пособия за неотгуленный отпуск может быть определен как по классической методике, так и с помощью специальных приложений на ПК.
Типы расчетных алгоритмов
Возможен и комбинированный расчет отпускных при увольнении, который используется для получения максимально точных данных. В любом случае перед проведением процедуры вычисления необходимо ознакомиться со всеми существующими схемами. Как правило, речь идет о таких методах подсчета:
Онлайн-расчетчик или калькулятор, который сможет самостоятельно определить размер выплаты после введения в него всех необходимых данных. Сама калькуляция представляет собой поэтапный процесс, который позволяет учитывать такие важные параметры, как общее число дней неиспользованного отпуска, средний заработок за один рабочий день и, наконец, суммарный размер выплаты. Этот алгоритм вычисления постоянно обновляется, так как необходимо учитывать все поправки, которые постоянно вносятся в действующее законодательство.- Вычисление суммы компенсации за отпуск вручную. В этом случае приходится тратить большее количество времени и сил, выполняя все расчеты самостоятельно, для чего применяются специальные формулы, однако такой подход поможет определить размер выплаты с максимально возможной точностью.
Оба способа имеют свои преимущества и недостатки, но если выбирать, то лучше все-таки отдать предпочтение ручному расчету отпуска при увольнении или комбинированному методу, прибегая и к автоматической калькуляции.
Программа для автоматического вычисления
Для проведения вычислений с помощью программного обеспечения 2017−2018 года понадобятся данные из трудовой книжки сотрудника или приказов о его приеме и увольнении. Кроме того, необходимо знать среднюю оплату за один рабочий день, соответствующую занимаемой увольняющимся должности. Эти данные вводятся в следующем порядке:
Число, месяц и год, в которые сотрудник был принят на службу.- Дата его увольнения.
- Основания для увольнения. Обычно в этот перечень входят такие причины, как ликвидация или реорганизация предприятия, сокращение штатной единицы, призыв на срочную военную службу и какие-то другие факторы, которые прописываются в виде статьи ТК РФ. В последнем случае в качестве примера можно привести самые распространенные статьи увольнения: 78 (по обоюдному соглашению сторон) и 80 (по собственному желанию).
- Число дней в отпуске за один рабочий год, которое может варьироваться в диапазоне от 28 до 52 в зависимости от категории трудящегося (несовершеннолетние, инвалиды, вредные условия труда, работа на Крайнем Севере или в похожих условиях). Возможно и другое количество дней, которое вводится вручную.
- Все периоды, которые не включаются в расчетный отпускной стаж (если их было несколько, то необходимо вбивать все выпадающие из стажа промежутки в отдельные поля). Речь идет о времени отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной на то причины, отпусках, предназначенных для ухода за ребенком, а также отпусках, взятых за свой счет, если общее количество их дней превышает 14.
Также должна высчитываться суммарная продолжительность отпусков, которые предоставлялись сотруднику за весь период его работы на этом предприятии. После введения всех этих данных программа проводит их анализ, который обычно не занимает больше нескольких секунд, и выдает уже готовый результат.
Определение отпускных дней вручную
Рассчитывается компенсация за отпуск при увольнении по довольно простой формуле, которая предполагает умножение общего количества дней неиспользуемого отпуска на средний заработок сотрудника за один рабочий день. Если же необходимо высчитать объем денежной компенсации по месяцам, то тогда в расчет будут браться только те из них, число рабочих дней в которых составило более половины. В обратной ситуации месяц не будет засчитан в отпускной стаж.
Кроме того, выплата в полном размере за 28 дней неиспользованного отпуска возмещается только в том случае, если сотрудник проработал на предприятии не менее года. Если же ему не хватает трудового стажа, то количество компенсируемых дней пересчитывается пропорционально числу дней отработанных. Стоит отметить, что расчет может производиться не только в календарных, но и в трудовых (рабочих) днях, и это особенно актуально, если речь идет о сезонной или контрактной работе на определенный срок.
В этом случае общее количество неиспользованных отпускных дней определяется посредством умножения полных отработанных месяцев на 2 рабочих дня и вычитания из полученного произведения уже использованных отпускных дней за расчетный период. Для наглядности можно привести образец расчета для разных случаев:
Сотрудник, который увольняется, не уходил в отпуск в течение 7 месяцев и 21 дня. В этом случае количество отпускных дней составит 28 дней/12 месяцев в году*8 полных месяцев=18,66 дней. Полученное число умножается на среднедневной заработок и округляется в большую или меньшую сторону по законам дробных чисел.- Работник, который просит расчет, не уходил в отпуск в течение 1 г 3 м и 11 д: 28/12*15=35 д.
- Сотрудник, который проработал по контракту 3 м и 24 д и не использовал отпуск: 4*2−0=8 д.
- Сотрудник, проработавший на сезонной работе по договору в течение 6 м и 13 д, 5 из которых он использовал как отпуск: 6*2−5=7 д.
- Работник, имеющий отпускной стаж 1 г 5 д, 16 из которых он не выходил на работу, написав заявление на отпуск за свой счет: 28/12*12-(16−14)=26 д.
В последнем случае из 16 дней, проведенных сотрудником не на рабочем месте, вычитается 14, так как это крайне допустимая норма, включающаяся в общий отпускной стаж. Каждый последующий день не может быть засчитан по закону, поэтому остаток 2 и был вычтен из количества неотгуленных дней отпуска, за которые увольняющемуся положена денежная компенсация. Если на предприятии предусмотрен дополнительный отпуск, то он также прибавляется к срокам, предусмотренным законодательством.
Способы и порядок начисления компенсации
Существует только один способ того, как правильно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Но для окончательного вычисления необходимо подготовить еще одни данные — определить среднедневной заработок.
Сумма компенсации будет считаться только после того, как работники бухгалтерии вычислят заработок сотрудника за один рабочий день. В этих целях используется следующая формула ОТГ/12/29,3, где:
- ОТГ — средняя заработная плата за последний год работы:
- 12 — число месяцев в году;
- 29,3 — постоянный коэффициент, который был принят специально для этого расчета, начиная со 2 апреля 2014 года (ранее эта величина составляла 29,4).
Следует отметить, что далеко не все выплаты, которые получал сотрудник в течение последних двенадцати месяцев, можно включать в ОТГ. Так, компенсация будет начисляться без учета таких заработков, как командирование с сохранением з/п, оплата труда по больничному листу или дополнительные пособия по беременности/родам, а также выплаты за невыход на работу по уважительной причине.
После точного определения среднего заработка за один рабочий день можно вычислить сумму компенсации, умножив полученный показатель на расчетное количество неиспользованных отпускных дней. Длительное получение заработной платы по среднему показателю является поводом для начисления компенсации по тарифной ставке с учетом всех премий и надбавок.
Сроки выплаты и возможные проблемы
Выплачиваться компенсация за отпуск, как и расчетные (выходное пособие), должна в последний рабочий день, и если этого не произошло, то сотрудник может обращаться с соответствующей жалобой в трудовую инспекцию. То же самое следует сделать, если работодатель отказывается начислить это возмещение или соглашается на погашение только определенной его части. И если просьба увольняющегося так и не будет удовлетворена, то предприятию придется оплатить штраф, который исчисляется фиксированными суммами, зависящими от официального статуса работодателя:
- от 30 до 50 тысяч российских рублей, если права трудящихся были нарушены юридическим лицом;
- от 10 до 20 тысяч — для сотрудников, действующих от лица работодателя;
- от 1 до 5 тысяч — для индивидуальных предпринимателей.
При этом компенсация за неиспользованный отпуск на предприятиях с неофициальной «серой» зарплатой не оплачивается. В случае погашения задолженности в неустановленный срок сотрудник имеет право требовать от своего работодателя еще одну денежную компенсацию, которая рассчитывается отдельно.
Все виды компенсаций подлежат налогообложению, причем ответственность за перечисление процента от полученной суммы может быть возложена на самого работника. Кроме того, этот вид выплат облагается страховыми взносами, а также еще одним видом взносов, именуемым «На травматизм». Все эти перечисления должны быть выполнены не позже, чем на следующий день после получения денежных выплат.
Особого внимания требует расчет компенсации за отпуск в том случае, если за ним последует увольнение сотрудника. К примеру, бухгалтерия может насчитать эту компенсацию по приведенным выше формулам, а сотрудник возьмет расчет раньше. В таком случае работодатель оставляет за собой право последующего взыскания переплаты, но если по какой-то причине сделать это будет невозможно, то погашать убытки будут виновные лица, сделавшие неправильное начисление.
